Rechnungsworkflow unter Lotus Notes mit ERP Anbindung

Die Bearbeitung von Eingangsrechungen ist eine zentrale Aufgabe ihres Unternehmens. Vom Posteingang über die Verteilung, Abzeichnung und Freigabe bis zur Buchung in SAP oder anderen Buchhaltungssystemen wird der Prozess durchgehend und ohne Datenverlust in Folge von unterschiedlichen Technologien abgebildet.


Rechnungsworkflow und die Rechnungserfassung

Die Arbeitsteilung zwischen Mensch und Maschine sorgt nach dem Scannen dafür, dass  Rechnungsinformationen gelesen werden. Je nach Inhalt ist dies soweit automatisierbar, dass der Beleg gegen Daten (Bestelldaten) aus dem ERP System abgeglichen wird. Entspricht die Rechnung der Bestellung, kann diese automatisch gebucht werden, ohne Umweg über den Genehmigungs-Workflow.

Alle Belege werden nach dem verlassen der Poststelle im Archivserver abgelegt und sind mit Basisinformationen ausgestattet. Diese Basisinformationen ermöglichen die automatische Aufnahme der Folgeprozesse.

 

Die interne Verteilung der Rechnungen unter Lotus Notes

Die Rechnungen werden auf dem virtuellen Schreibtisch im TEAMGROUND® zugestellt. Die Zustellung erfolgt auf Basis der Berechtigungsstrukturen die aus dem Lotus Notes Adressbuch gepflegt werden. Die Geschäftslogik transportiert den Beleg automatisch über die Hierarchiestufen zum Kompetenzträger in Abhängigkeit von Fachbereichen und Beträgen. Nicht das Regelwerk wird angepasst, das Regelwerk erkennt Veränderungen in der Personalstruktur (Stellen, Rollen, Funktionsträger, Kompetenzen).
Der „virtuelle Schreibtisch“ erlaubt die Einordnung in den persönlichen Postkorb mit Eingangs- und Zieltermin sowie nach Priorität. Darüber hinaus steht der Zugriff auf Abteilungs- und persönlichen Postkorb, inkl. Vertreter- und Urlaubsregelung, zur Verfügung.

 

Rechnungsworkflow - Freigabe und die Übergabe an die Buchhaltung

Der Dialog im Lotus Notes sorgt Schritt für Schritt für die Zustellung der Belege über die Freigabe bis zur abschließenden Bearbeitung durch die Buchhaltung. Die Durchlaufzeiten werden im Sinne der Einhaltung von Skontofristen gesteuert. Ein schneller Zugriff auf alle Belege ist stets möglich. Durchlaufzeiten werden reduziert. Keine Postwege, keine Doppelläufer.

Bearbeitungsvermerke und die Option zur manuellen Zustellung innerhalb einer Abteilung sorgen für einen reibungslosen Ablauf mit weniger Rückfragen. Ergebnis der Bearbeitung durch die Fachabteilung ist der vorerfasste Buchungsvorgang der je nach Arbeitsteilung im Prozess die gesamte Kontierung bereits enthält.

 

 

Die Buchhaltung prüft und übergibt die Buchung an SAP. Dieses erfolgt direkt aus dem abschließenden Arbeitsschritt unter Lotus Notes.

 

 

Der Vorteil der Lösung liegt u.a. darin begründet, dass nicht alle einen Zugriff auf SAP haben und nun dennoch die Eingaben vorbereiten. Hierzu werden Stammdaten wie Kostenstellen,  Währung, Zahlungsbedingungen und Steuercode für den Dialog in die Stammdatenverwaltung geladen und laufend aktualisiert.

 

Controlling im Rechnungsworkflow unter Lotus Notes

Mit der Erfassung der Belege ermöglicht das System die Einsicht in den Rechnungseingang und deren Bearbeitungsstand durch die Buchhaltung und anderen Abteilungen wie dem Controlling für z.B. die „cash flow“ Analyse. Mit der Ablage im Archiv und der Übergabe an SAP lassen sich die Belege über SAP und Lotus Notes aufrufen.

Mit der Erfassung der Belege ermöglicht das System eine sofortige Einsicht in den Rechnungseingang und deren Bearbeitungsstand durch die Buchhaltung und andere Abteilung wie z.B. dem Controlling. Mit der Ablage im Archiv und der Übergabe an SAP lassen sich die Belege über SAP und Lotus Notes aufrufen.

 

 

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